Jedną z największych zalet prowadzenia własnej firmy jest możliwość odliczania kosztów. Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które pomniejszają Twój dochód do opodatkowania, a tym samym zmniejszają podatek. Ale uwaga – nie wszystko można wrzucić w koszty. Sprawdź, jakie wydatki możesz legalnie odliczyć w 2026 roku.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mówiąc prościej – to wydatki, które są potrzebne do prowadzenia Twojej firmy i zarabiania pieniędzy.
Aby wydatek mógł być kosztem, musi spełniać trzy warunki:
- Cel – wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą
- Dokumentacja – masz dowód poniesienia wydatku (faktura, rachunek, dowód zapłaty)
- Brak wykluczenia – wydatek nie znajduje się na liście wydatków niestanowiących kosztów (art. 23 ustawy o PIT)
Lista kosztów, które możesz odliczyć
Samochód w firmie
Samochód to jeden z najczęściej odliczanych kosztów. Zasady w 2026 roku:
- Samochód firmowy (w ewidencji środków trwałych) – odliczasz 100% wydatków na paliwo, serwis, ubezpieczenie, naprawy. VAT odliczasz w 100% jeśli prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu, lub 50% bez ewidencji
- Samochód prywatny używany w firmie – odliczasz 20% wydatków eksploatacyjnych. VAT odliczasz w 50%
- Leasing – raty leasingowe stanowią koszt. Limit wartości samochodu osobowego do celów amortyzacji to 150 000 zł (225 000 zł dla samochodów elektrycznych)
Telefon i internet
- Abonament telefoniczny – w całości lub proporcjonalnie do użytku firmowego
- Internet – w całości lub proporcjonalnie
- Zakup telefonu/smartfona – jednorazowo (do 10 000 zł) lub przez amortyzację
Biuro i lokal
- Wynajem biura – czynsz, opłaty za media, sprzątanie
- Wyposażenie biura – meble, sprzęt, artykuły biurowe
- Remont lokalu – malowanie, naprawa, modernizacja
Sprzęt i narzędzia
- Komputer, laptop, monitor – jednorazowo do 10 000 zł netto lub amortyzacja
- Oprogramowanie – licencje, subskrypcje (np. Microsoft 365, Adobe, narzędzia branżowe)
- Narzędzia branżowe – wszystko, co jest niezbędne do wykonywania pracy
Szkolenia i rozwój
- Kursy i szkolenia zawodowe
- Konferencje branżowe (wstęp, dojazd, nocleg)
- Książki i publikacje branżowe
- Studia podyplomowe (jeśli związane z działalnością)
Delegacje i podróże służbowe
- Diety – zryczałtowane kwoty za podróże krajowe i zagraniczne
- Noclegi – hotele, pensjonaty (faktura lub ryczałt)
- Bilety – samolot, pociąg, autobus, taxi
- Paliwo – na trasie służbowej
Reklama i marketing
- Reklama w internecie (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn)
- Strona internetowa – hosting, domena, projekt, utrzymanie
- Materiały reklamowe (wizytówki, ulotki, banery)
- Pozycjonowanie SEO i content marketing
- Gadżety reklamowe z logo firmy (długopisy, kubki, torby)
Usługi zewnętrzne
- Usługi księgowe i prawne
- Usługi informatyczne
- Outsourcing – zlecenia dla podwykonawców
- Tłumaczenia
Inne koszty
- Składki na ubezpieczenie firmowe (OC, NNW)
- Odsetki od kredytów firmowych
- Usługi bankowe (prowadzenie konta firmowego)
- Opłaty pocztowe i kurierskie
Samochód w firmie – zasady odliczenia 2026
Temat samochodu w kosztach firmy budzi najwięcej wątpliwości. Oto szczegółowe zasady:
Samochód osobowy – środek trwały firmy:
- Amortyzacja – limit 150 000 zł wartości (225 000 zł dla EV)
- Paliwo i eksploatacja – 100% w kosztach (z ewidencją przebiegu) lub 75% (bez ewidencji, użytek mieszany)
- Ubezpieczenie AC – proporcjonalnie do limitu 150 000 zł
- VAT – 100% z ewidencją przebiegu, 50% bez ewidencji
Samochód prywatny w firmie:
- Tylko 20% wydatków eksploatacyjnych stanowi koszt
- Nie ma amortyzacji
- 50% VAT do odliczenia
Jeśli chcesz wybrać najkorzystniejszą formę rozliczania samochodu, warto skonsultować się z księgowym. W katalogu firm na ŁączymyBiznes.pl znajdziesz biura rachunkowe w całej Polsce.
Praca z domu – jakie koszty odliczyć?
Coraz więcej przedsiębiorców pracuje z domu. Jeśli używasz części mieszkania jako biura, możesz odliczyć proporcjonalną część wydatków:
- Czynsz/rata kredytu – proporcjonalnie do metrażu biura (np. pokój 15 m2 z mieszkania 60 m2 = 25% wydatków)
- Media – prąd, ogrzewanie, woda – proporcjonalnie
- Internet – w całości lub proporcjonalnie
- Wyposażenie biura domowego – biurko, krzesło, monitor, oświetlenie
Pamiętaj o dokumentacji – warto mieć oświadczenie o przeznaczeniu części lokalu na cele firmowe i zdjęcia miejsca pracy.
Czego NIE można odliczyć?
Ustawa o PIT zawiera długą listę wydatków, które nie mogą być kosztami uzyskania przychodu. Najważniejsze z nich:
- Mandaty i kary – grzywny, kary porządkowe, odsetki od zaległości podatkowych
- Reprezentacja – wydatki na wystawność i okazałość (drogie kolacje z kontrahentami, luksusowe prezenty). Uwaga: zwykłe spotkania biznesowe w restauracji to koszt!
- Odzież codzienna – garnitur, sukienka, buty – nawet jeśli nosisz je wyłącznie do pracy. Wyjątek: odzież ochronna (BHP) i ubrania z logo firmy
- Podatek dochodowy – PIT nie jest kosztem
- Wydatki osobiste – zakupy spożywcze, rozrywka, wakacje (chyba że to udokumentowana podróż służbowa)
- Darowizny – nie są kosztem, ale mogą być odliczone od dochodu (inne zasady)
- Odsetki od nieterminowych płatności podatkowych
Jak dokumentować koszty?
Prawidłowa dokumentacja to podstawa. Bez niej urząd skarbowy może zakwestionować Twoje koszty podczas kontroli.
Dopuszczalne dowody kosztów:
- Faktura VAT – podstawowy i najlepszy dowód
- Rachunek – od podmiotów niebędących podatnikami VAT
- Dowód wewnętrzny – np. dla diet za delegacje, amortyzacji
- Potwierdzenie przelewu – jako uzupełnienie, nie samodzielny dowód
- Bilet – bilet za przejazd komunikacją jest dowodem księgowym
- Umowa – np. umowa najmu jako podstawa do księgowania czynszu
Wskazówki praktyczne:
- Zbieraj faktury na bieżąco – nie odkładaj na koniec miesiąca
- Używaj programu do księgowości online, który automatycznie kategoryzuje wydatki
- Rób zdjęcia paragonów – blakną z czasem
- Opisuj faktury – notuj, czego dotyczy wydatek i jaki ma związek z działalnością
- Przechowuj dokumenty przez 5 lat od końca roku podatkowego
Jeśli dopiero zakładasz firmę, koniecznie przeczytaj nasz poradnik jak otworzyć działalność gospodarczą – znajdziesz tam informacje o wyborze formy opodatkowania, który bezpośrednio wpływa na możliwość odliczania kosztów.
Pamiętaj też o obowiązkach związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który zmienia sposób dokumentowania kosztów.
Podsumowanie
Umiejętne odliczanie kosztów to jeden z najprostszych sposobów na legalne zmniejszenie podatku. Kluczem jest znajomość przepisów, rzetelna dokumentacja i systematyczność. Nie bój się wrzucać w koszty tego, co jest uzasadnione biznesowo – to Twoje prawo jako przedsiębiorcy.
Potrzebujesz pomocy z rozliczeniami? Skonsultuj się z profesjonalistą. W katalogu firm na ŁączymyBiznes.pl znajdziesz sprawdzone biura rachunkowe i doradców podatkowych, którzy pomogą Ci zoptymalizować koszty i uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
Dodaj komentarz