Ministerstwo Rozwoju i Technologii zapowiedziało pakiet zmian w cyfrowej obsłudze firm. Dwie mają twarde daty i dotyczą praktycznie każdego przedsiębiorcy.
Od 1 października obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie wszystkich przedsiębiorców. Od 1 listopada rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG będzie możliwa wyłącznie online. Resort zapowiada też nowe funkcje portalu Biznes.gov.pl, w tym narzędzie do sprawdzenia cyberbezpieczeństwa firmy.
e-Doręczenia: urząd przestaje wysyłać listy
Adres do e-Doręczeń to elektroniczny odpowiednik adresu, pod który urząd wysyła korespondencję ze skutkiem prawnym. Po jego wprowadzeniu pismo trafia do skrzynki elektronicznej, a nie do koperty.
Konsekwencja jest prostsza, niż się wydaje, i dlatego łatwo ją przeoczyć. Jeśli nie zaglądasz do skrzynki, pismo i tak zostaje doręczone. Terminy biegną. Nieodebrana korespondencja urzędowa nie przestaje istnieć dlatego, że przyszła w innej formie niż do tej pory.
W firmie jednoosobowej to kwestia nawyku. W firmie, gdzie papierową pocztę odbierała asystentka, a decyzje podpisywał właściciel, trzeba na nowo ustalić, kto tę skrzynkę otwiera i co robi z tym, co w niej znajdzie.
Trzy pytania do rozstrzygnięcia przed październikiem
Kto ma dostęp. Sam właściciel, księgowa, obie osoby? Dostęp do korespondencji urzędowej to dostęp do wezwań, decyzji i postanowień. Warto, żeby wynikał z decyzji, a nie z tego, kto akurat zakładał konto.
Kto sprawdza i jak często. Raz dziennie wystarczy. Raz w miesiącu to za rzadko przy terminach liczonych w dniach.
Co się dzieje podczas urlopu. Dwa tygodnie nieobecności to realny okres, w którym potrafi przyjść wezwanie z terminem siedmiodniowym.
CEIDG: rejestracja tylko przez internet
Od 1 listopada założenie działalności gospodarczej będzie możliwe wyłącznie online. Znika ścieżka papierowa i wizyta w urzędzie gminy z formularzem.
Dla większości zakładających firmę to uproszczenie. Rejestracja online jest szybsza i trudniej w niej o błąd formalny, bo formularz sam pilnuje pól obowiązkowych.
Warunkiem jest jednak posiadanie sposobu potwierdzenia tożsamości w sieci: profilu zaufanego, e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego. Kto go nie ma, musi go założyć wcześniej. To jedyny element tej zmiany, który potrafi realnie zatrzymać start firmy, i jednocześnie ten, o którym najłatwiej zapomnieć.
Portal Biznes.gov.pl z narzędziem do cyberbezpieczeństwa
Resort zapowiada rozbudowę portalu o funkcje wspierające prowadzenie firmy, w tym możliwość sprawdzenia jej stanu cyberbezpieczeństwa.
Takie narzędzia nie zastępują audytu. Mają jednak jedną zaletę: pokazują właścicielowi małej firmy listę rzeczy, o których istnieniu wcześniej nie wiedział. Dla firmy bez działu informatycznego to często pierwszy moment, w którym pytanie o kopie zapasowe czy dostępy pracowników w ogóle pada.
Co zrobić teraz
Do 1 października zostało niewiele czasu, więc kolejność ma znaczenie. Najpierw sprawdź, czy masz profil zaufany i czy działa. Potem załóż adres do e-Doręczeń i ustal, kto go obsługuje. Na końcu wpisz do kalendarza cykliczne sprawdzanie skrzynki, tak jak wpisuje się terminy podatkowe.
Szczegółowe warunki i wyjątki dla poszczególnych form działalności potwierdź na stronie resortu lub z księgową. Komunikat ministerstwa wskazuje kierunek i daty, ale zakres obowiązku zależy od tego, jaką formę prawną ma Twoja firma.
