Ministerstwo Finansów wydłużyło okres odroczenia kar za błędy związane ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Sankcje nie będą nakładane do 31 grudnia 2027 roku. Resort tłumaczy decyzję postulatami przedsiębiorców, organizacji branżowych i doradców podatkowych, zgłaszanymi w związku z etapowym wdrażaniem systemu.
Brzmi jak dobra wiadomość i jest nią. Tylko nie w tym znaczeniu, w jakim czyta ją większość właścicieli małych firm.
Przesunięto kary, nie obowiązek
To rozróżnienie decyduje o wszystkim. Ministerstwo nie odłożyło momentu, od którego faktury mają trafiać do systemu. Odłożyło moment, od którego za pomyłkę w tym procesie grozi sankcja finansowa.
Dla firmy oznacza to, że obowiązek pozostaje w mocy, a błąd popełniony po drodze nie skończy się karą pieniężną. To okno na naukę, nie zwolnienie z obowiązku.
Różnica jest praktyczna. Jeśli Twój program księgowy nie potrafi wystawić faktury w wymaganym formacie, nie wystawisz jej wcale. Nie ma znaczenia, że za ten stan nikt Cię nie ukarze. Kontrahent po prostu nie dostanie dokumentu, a Ty nie dostaniesz przelewu.
Najczęstszy błąd to potraktowanie tego jako przesunięcia terminu
Widzimy ten mechanizm przy każdej odroczonej regulacji. Firma dowiaduje się o przesunięciu, zdejmuje temat z listy i wraca do niego dopiero przed nowym terminem. Wtedy okazuje się, że biuro rachunkowe ma komplet klientów w tej samej sytuacji, dostawca oprogramowania kolejkę zgłoszeń, a czasu zostało kilka tygodni.
Dwa lata bez ryzyka sankcji to komfort, którego przy wdrażaniu systemu fakturowego zwykle się nie ma. Zmarnowanie go polega na tym, żeby nic z nim nie zrobić.
Pięć rzeczy do wykonania, dopóki błędy nie kosztują
Sprawdź swój program do fakturowania. Pytanie do dostawcy brzmi konkretnie: czy w mojej wersji abonamentu jest integracja z KSeF, czy wymaga dopłaty i kiedy będzie dostępna. Odpowiedź „pracujemy nad tym” nie jest terminem.
Ustal, kto w firmie wystawia faktury. W jednoosobowej działalności to proste. Przy trzech osobach w biurze i handlowcu w terenie już nie. Uprawnienia w systemie trzeba komuś nadać, a to znaczy, że ktoś musi zdecydować komu.
Przetestuj na prawdziwych dokumentach. Nie na jednej fakturze przykładowej, tylko na tych, które sprawiają kłopot: z korektą, z zaliczką, z pozycją zwolnioną z VAT, dla odbiorcy zagranicznego.
Ustal procedurę awaryjną. Awaria łącza w piątek po południu, kiedy trzeba wystawić dokument do transportu, jest sytuacją przewidywalną. Pytanie, co wtedy robi Twój pracownik, powinno mieć odpowiedź wcześniej niż w piątek.
Pogadaj z biurem rachunkowym teraz. Nie w listopadzie 2027 roku. Księgowa, która obsługuje czterdziestu klientów, będzie miała wtedy inne priorytety niż Twoje pytania.
Czego odroczenie nie obejmuje
Brak kar za błędy w KSeF nie zawiesza pozostałych obowiązków. Terminy płatności podatku, JPK i deklaracje działają bez zmian. Faktura wystawiona z błędną kwotą pozostaje fakturą z błędną kwotą i konsekwencje takiego dokumentu wynikają z przepisów o VAT, nie z przepisów o systemie.
Warto też pamiętać, że komunikat resortu zapowiada kierunek. Szczegóły, w tym zakres odroczenia, wynikają z aktów wykonawczych. Zanim oprzesz na tym decyzję o odłożeniu wdrożenia, potwierdź stan przepisów z księgową.
Co z tego wynika
Odroczenie kar jest dla firm, które wdrażają system i po drodze się mylą. Nie jest dla tych, które nie zaczęły. Te drugie za dwa lata znajdą się dokładnie tam, gdzie były, tylko bez zapasu czasu.
