Klient prosi o „proformę” – co to znaczy? Możesz wystawić? A jeżeli chce zaliczkę? Te dwa dokumenty często są mylone, a roznica jest fundamentalna. Sprawdźmy realnie.
Faktura proforma – co to jest
Proforma to dokument informacyjny – nie księgowy. Pokazuje co i za ile zamierzasz sprzedać. NIE jest podstawa do plat VAT ani księgowań kosztów.
Cechy:
- Nie generuje obowiązku podatkowego
- Nie trzeba jej księgować (ani Ty, ani odbiorca)
- Termin płatności – dowolny
- Wysyłasz przed wykonaniem usługi/dostawa
- Klient płaci – dopiero wtedy wystawiasz prawdziwa fakturę VAT
Kiedy używać proformy
- Klient nowy, prosi o wycenę „z numerem”
- Przedstawiasz ofertę (oficjalniej wyglada niż email)
- Klient potrzebuje dokumentu do BOK swojej firmy
- Klient chce zapłacić najpierw, potem dostać realna fakturę
- Sprzedaż miedzynarodowa (często wymagana)
Faktura zaliczkowa – co to jest
Faktura zaliczkowa to realny dokument księgowy. Wystawiana po otrzymaniu zaliczki, dokumentuje część przyszla sprzedaż.
Cechy:
- Generuje obowiązek podatkowy (VAT do zapłaty)
- Musisz zaksięgować (przychód)
- Klient może odliczyć VAT od razu
- Wystawiana W CIĄGU 15 DNI od otrzymania zaliczki
- Po wykonaniu usługi – wystawiasz fakturę KONCOWA (na pozostala kwotę)
Kiedy używać faktury zaliczkowej
- Klient zapłacił cale lub część kwoty z góry
- Praktycznie zawsze przy dużych zamówieniach z zaliczka
- Usługi rozkrojone na etapy (np. budowa, IT projekty)
- Wymagana przy wyrobach gotowych (otrzymujesz zapłatę przed wysylka)
Praktyczny przykład
Zamówienie: produkcja mebli na zamówienie za 50 000 zł brutto (40 650 zł netto + 9 350 zł VAT)
Wariant 1: tylko proforma
- Wysyłasz klientowi proformę na 50 000 zł – NIE księgujesz
- Klient płaci cala kwotę
- Wystawiasz prawdziwa fakturę VAT – dopiero TERAZ obowiązek podatkowy
- Księgujesz fakturę VAT (przychód, VAT do urzędu)
Wariant 2: zaliczka 30% + reszta
- Wysyłasz ofertę (lub proformę) na 50 000 zł
- Klient płaci zaliczkę 15 000 zł
- Wystawiasz fakturę zaliczkowa na 15 000 zł – księgujesz przychód, plac VAT
- Wykonujesz usługi, wysyłasz meble
- Wystawiasz fakturę koncowa na 35 000 zł (reszta) – księgujesz przychód, plac VAT
- Klient płaci 35 000 zł
Co MUSI być na proformie
- Słowo „PRO FORMA” widoczne (pełne, nie skróty)
- Dane Twoje i klienta
- Pozycje, ilości, ceny netto, VAT, brutto
- Sposób i termin płatności
- Numer (osobna seria, nie zarejestrowana)
- Adnotacja: „Niniejszy dokument NIE jest faktura w rozumieniu ustawy o VAT”
Co MUSI być na fakturze zaliczkowej
- Nazwa „Faktura zaliczkowa” lub „Faktura VAT zaliczkowa”
- Standardowe elementy faktury VAT
- Numer faktury w cigle z innymi fakturami
- NIP, dane Twoje i klienta
- Opis przedmiotu zaliczki (nie tylko „zaliczka”)
- Kwota zaliczki netto, VAT, brutto
- Procent przedpłaty (np. 30% z 50 000 zł)
Faktura koncowa
Po pełnym wykonaniu usługi/dostawie wystawiasz fakturę koncowa:
- Cały kwota zamówienia
- Odejmujesz pobrane zaliczki
- Wskazujesz numery i daty faktur zaliczkowych
- Księgujesz pozostala kwotę
Najczęstsze bledy
- Księgowanie proformy jako przychód (BŁĄD! generuje niepotrzebny VAT)
- Brak adnotacji „NIE jest faktura” na proformie
- Wystawianie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zaliczki
- Wystawianie faktury zaliczkowej po 15 dniach od zaliczki (kara od US)
- Wystawianie fakturę końcowej bez odjęcia zaliczek
- Mylne numerowanie (proforma i prawdziwe faktury w tej samej serii)
Czy klient może odliczyć VAT z proformy
NIE. Proforma nie daje prawa do odliczenia VAT. Dopiero faktura VAT (lub zaliczkowa) daje takie prawo. To często myli klientów – upewnij się, ze rozumieją.
Dodaj swoją firmę do katalogu Łączymy Biznes
Łączymy Biznes to bezpłatny katalog ponad 20 000 polskich firm w 50+ branżach. Dodanie wizytówki zajmuje 5 minut i daje Ci widoczność w Google. Dodaj firmę za darmo i docieraj do nowych klientów.
Dodaj komentarz