Klient prosi o „proforme” – co to znaczy? Mozesz wystawic? A jezeli chce zaliczke? Te dwa dokumenty czesto sa mylone, a roznica jest fundamentalna. Sprawdzmy realnie.
Faktura proforma – co to jest
Proforma to dokument informacyjny – nie ksiegowy. Pokazuje co i za ile zamierzasz sprzedac. NIE jest podstawa do plat VAT ani ksiegowan kosztow.
Cechy:
- Nie generuje obowiazku podatkowego
- Nie trzeba jej ksiegowac (ani Ty, ani odbiorca)
- Termin platnosci – dowolny
- Wysylasz przed wykonaniem uslugi/dostawa
- Klient placi – dopiero wtedy wystawiasz prawdziwa fakture VAT
Kiedy uzywac proformy
- Klient nowy, prosi o wycene „z numerem”
- Przedstawiasz oferte (oficjalniej wyglada niz email)
- Klient potrzebuje dokumentu do BOK swojej firmy
- Klient chce zaplacic najpierw, potem dostac realna fakture
- Sprzedaz miedzynarodowa (czesto wymagana)
Faktura zaliczkowa – co to jest
Faktura zaliczkowa to realny dokument ksiegowy. Wystawiana po otrzymaniu zaliczki, dokumentuje czesc przyszla sprzedaz.
Cechy:
- Generuje obowiazek podatkowy (VAT do zaplaty)
- Musisz zaksiegowac (przychod)
- Klient moze odliczyc VAT od razu
- Wystawiana W CIAGU 15 DNI od otrzymania zaliczki
- Po wykonaniu uslugi – wystawiasz fakture KONCOWA (na pozostala kwote)
Kiedy uzywac faktury zaliczkowej
- Klient zaplacil cale lub czesc kwoty z gory
- Praktycznie zawsze przy duzych zamowieniach z zaliczka
- Uslugi rozkrojone na etapy (np. budowa, IT projekty)
- Wymagana przy wyrobach gotowych (otrzymujesz zaplate przed wysylka)
Praktyczny przyklad
Zamowienie: produkcja mebli na zamowienie za 50 000 zl brutto (40 650 zl netto + 9 350 zl VAT)
Wariant 1: tylko proforma
- Wysylasz klientowi proforme na 50 000 zl – NIE ksiegujesz
- Klient placi cala kwote
- Wystawiasz prawdziwa fakture VAT – dopiero TERAZ obowiazek podatkowy
- Ksiegujesz fakture VAT (przychod, VAT do urzedu)
Wariant 2: zaliczka 30% + reszta
- Wysylasz oferte (lub proforme) na 50 000 zl
- Klient placi zaliczke 15 000 zl
- Wystawiasz fakture zaliczkowa na 15 000 zl – ksiegujesz przychod, plac VAT
- Wykonujesz uslugi, wysylasz meble
- Wystawiasz fakture koncowa na 35 000 zl (reszta) – ksiegujesz przychod, plac VAT
- Klient placi 35 000 zl
Co MUSI byc na proformie
- Slowo „PRO FORMA” widoczne (pelne, nie skroty)
- Dane Twoje i klienta
- Pozycje, ilosci, ceny netto, VAT, brutto
- Sposob i termin platnosci
- Numer (osobna seria, nie zarejestrowana)
- Adnotacja: „Niniejszy dokument NIE jest faktura w rozumieniu ustawy o VAT”
Co MUSI byc na fakturze zaliczkowej
- Nazwa „Faktura zaliczkowa” lub „Faktura VAT zaliczkowa”
- Standardowe elementy faktury VAT
- Numer faktury w cigle z innymi fakturami
- NIP, dane Twoje i klienta
- Opis przedmiotu zaliczki (nie tylko „zaliczka”)
- Kwota zaliczki netto, VAT, brutto
- Procent przedplaty (np. 30% z 50 000 zl)
Faktura koncowa
Po pelnym wykonaniu uslugi/dostawie wystawiasz fakture koncowa:
- Caly kwota zamowienia
- Odejmujesz pobrane zaliczki
- Wskazujesz numery i daty faktur zaliczkowych
- Ksiegujesz pozostala kwote
Najczestsze bledy
- Ksiegowanie proformy jako przychod (BLAD! generuje niepotrzebny VAT)
- Brak adnotacji „NIE jest faktura” na proformie
- Wystawianie faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zaliczki
- Wystawianie faktury zaliczkowej po 15 dniach od zaliczki (kara od US)
- Wystawianie fakture koncowej bez odjecia zaliczek
- Mylne numerowanie (proforma i prawdziwe faktury w tej samej serii)
Czy klient moze odliczyc VAT z proformy
NIE. Proforma nie daje prawa do odliczenia VAT. Dopiero faktura VAT (lub zaliczkowa) daje takie prawo. To czesto myli klientow – upewnij sie, ze rozumieja.
Dodaj swoja firme do katalogu Laczymy Biznes
Laczymy Biznes to bezplatny katalog ponad 20 000 polskich firm w 50+ branzach. Dodanie wizytowki zajmuje 5 minut i daje Ci widocznosc w Google. Dodaj firme za darmo i docieraj do nowych klientow.
Dodaj komentarz