Firma, która wypłaca honorarium zagranicznemu wykładowcy, licencję zagranicznemu twórcy albo wynagrodzenie zagranicznemu zleceniobiorcy, zwykle nie przekazuje całej kwoty. Część zatrzymuje i odprowadza do urzędu jako podatek u źródła. W tej roli przedsiębiorca nie jest podatnikiem, tylko płatnikiem, i to on odpowiada za prawidłowe pobranie oraz rozliczenie daniny.
Od 1 stycznia 2027 roku zmienia się adres, pod który takie sprawy trafiają. Wszystkie dotyczące podatku u źródła od zagranicznych osób fizycznych przejmie jeden organ w skali kraju: Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie. Tak wynika z komunikatu Ministerstwa Finansów.
Zasady opodatkowania zostają bez zmian
To rozróżnienie jest tutaj najważniejsze i warto je powtórzyć, bo zmiany w podatkach zwykle budzą obawy o koszty. Resort zapowiada wyłącznie zmianę właściwości organu. Stawki, zwolnienia, obowiązki dokumentacyjne i terminy pozostają takie, jakie są dziś. Płatnik nie musi przeliczać umów ani renegocjować stawek z zagranicznym kontrahentem.
Zmienia się natomiast to, z kim rozmawia. Dotychczas sprawy rozkładały się na urzędy właściwe dla poszczególnych płatników, co przy rozproszeniu kompetencji potrafiło prowadzić do rozbieżnych rozstrzygnięć w podobnych stanach faktycznych. Ministerstwo wskazuje, że centralizacja ma dać płatnikom jednolitą obsługę i spójne rozstrzygnięcia.
Lublin robi to od pięciu lat
Rozwiązanie nie jest eksperymentem. Lubelski Urząd Skarbowy od 2021 roku prowadzi sprawy podatku u źródła od zagranicznych osób prawnych, czyli od spółek. Od 2027 roku dojdą do tego osoby fizyczne, przez co w jednym miejscu znajdzie się całość tej tematyki.
Dla firm oznacza to w praktyce jeden punkt odniesienia przy wnioskach o zwrot, opiniach o stosowaniu preferencji i przy ewentualnym sporze. Jeżeli przedsiębiorstwo rozlicza jednocześnie wypłaty do spółek i do osób fizycznych, przestaje prowadzić dwie korespondencje w dwóch miejscach.
Co zrobić przed 2027 rokiem
Czasu jest sporo, ale kilka rzeczy warto przygotować wcześniej. Przede wszystkim przejrzeć, komu firma faktycznie wypłaca należności za granicę i czy po stronie odbiorcy stoi spółka, czy osoba fizyczna. To rozróżnienie decyduje o tym, który reżim obejmie daną wypłatę.
Druga sprawa to certyfikaty rezydencji. Bez ważnego certyfikatu płatnik nie zastosuje obniżonej stawki z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i musi pobrać podatek według stawki krajowej. Przy stałej współpracy z zagranicznym zleceniobiorcą pilnowanie dat ważności tych dokumentów bywa w firmach słabym punktem.
Trzecia to wewnętrzne procedury. Jeżeli w firmie obowiązuje opisana ścieżka postępowania przy wypłatach zagranicznych, od 2027 roku trzeba w niej podmienić wskazanie urzędu. Drobiazg, ale taki, który przy kontroli pokazuje, że przedsiębiorstwo panuje nad tematem.
Szczegóły zmiany publikuje Krajowa Administracja Skarbowa na stronach gov.pl.
Warto też pamiętać, że obowiązki płatnika nie znikają, gdy wypłata jest zwolniona z podatku albo objęta stawką zero. Informację o takiej należności i tak trzeba wykazać, a brak zgłoszenia bywa źródłem sporu przy kontroli równie często jak samo niepobranie daniny.
