Firmy, które lata temu wdrożyły system ERP, stają dziś przed nieprzyjemnym wyborem. Producent kończy wsparcie starszej wersji i zachęca do kosztownej migracji, a system tymczasem działa i robi dokładnie to, czego firma potrzebuje. Pojawił się jednak trzeci wariant.
Na czym polega wsparcie niezależne
Zamiast płacić producentowi za utrzymanie, firma kupuje wsparcie od dostawcy zewnętrznego, który przejmuje obsługę istniejącego środowiska. System zostaje tam, gdzie jest, a firma zyskuje serwis i poprawki bez przymusu migracji.
Dobrą ilustracją jest przypadek grupy Khimji Ramdas, działającej od ponad stu pięćdziesięciu lat w obszarze towarów konsumpcyjnych, handlu detalicznego, infrastruktury i logistyki. Firma korzysta z SAP do obsługi finansów, łańcucha dostaw i sprzedaży. W obliczu presji na migrację do nowszej platformy postanowiła poszukać tańszej ścieżki.
Argumenty, które przekonały
Dyrektor techniczny grupy mówi wprost, że pozostanie przy dotychczasowej wersji było decyzją strategiczną, a firma szukała sposobu na utrzymanie systemów bez uzależnienia od wsparcia producenta. Deklarowany efekt to obniżenie całkowitych kosztów wsparcia o 80 procent, przy zachowaniu tego samego budżetu, tyle że przeznaczonego na innowacje zamiast na utrzymanie.
Drugim argumentem były personalizacje. Środowisko obejmuje ponad 700 rozwiązań tworzonych latami pod specyficzne potrzeby firmy. Migracja oznaczałaby konieczność odtworzenia ich od nowa, co jest zwykle najdroższą i najbardziej ryzykowną częścią całego przedsięwzięcia.
Trzecim była ciągłość działania. Przez cztery lata współpracy firma nie odnotowała przestoju żadnego elementu środowiska.
Kiedy ten model ma sens, a kiedy nie
Wsparcie niezależne warto rozważyć, gdy system realizuje potrzeby biznesowe, ma dużo personalizacji, a producent podnosi koszty lub wygasza wersję. Nie ma sensu, gdy firma potrzebuje nowych funkcji dostępnych wyłącznie w nowszej wersji albo gdy zmiany prawne wymagają aktualizacji, których zewnętrzny dostawca nie dostarczy na czas.
Ten ostatni punkt jest w polskich warunkach kluczowy. Przepisy podatkowe i sprawozdawcze zmieniają się często, więc pytanie o obsługę zmian prawnych powinno paść jako pierwsze.
O co zapytać przed podpisaniem umowy
- Kto dostarcza aktualizacje wynikające ze zmian prawnych w Polsce i w jakim terminie.
- Jaki jest gwarantowany czas reakcji i czy obowiązuje w trybie całodobowym.
- Co dzieje się z Twoimi personalizacjami, gdy umowa się kończy.
- Czy powrót do wsparcia producenta będzie później możliwy i na jakich warunkach.
- Jak wygląda obsługa bezpieczeństwa, skoro producent nie wydaje już poprawek do Twojej wersji.
Podsumowanie
Migracja systemu ERP bywa konieczna, ale nie zawsze i rzadko natychmiast. Warto policzyć wariant pośredni, w którym firma zatrzymuje działające środowisko i przeznacza zaoszczędzone pieniądze na rozwój. Warunkiem jest twarde ustalenie, kto odpowiada za zgodność z polskimi przepisami i za bezpieczeństwo.
Źródło: PAP MediaRoom. Zdjęcie: Fot. Business Wire/Rimini Street.
Dodaj komentarz